In diesem Artikel finden Sie alle Informationen zu Ihrer Hausbank-Schnittstelle für eine erleichterte und optimierte Einrichtung und Anwendung.
Freischaltung "ETV-Online"
Im „Administrationsbereich“ unter der Kategorie „ETV-Online“ klicken Sie auf den Bearbeitungsstift neben „keine Lizenz“.
Geben Sie nun bitte die Lizenznummer, die Sie vorab von Ihrem Kundenbetreuer erhalten haben, in die sich öffnende Eingabezeile ein und bestätigen Sie mit „speichern“.
Die erfolgreiche Freischaltung der Funktion „ETV-Online“ können Sie daran erkennen, dass
im ETV-Onlinefenster nun eine Übersichtsliste der verwalteten Eigentümergemeinschafts-Wirtschaftseinheiten angezeigt wird, die aufsteigend nach deren Nummer sortiert ist.
Die Aktion „exportieren“ ist solange in der Wirtschaftseinheitenübersichtsliste der Kategorie ETV-Online ausgegraut, d.h. nicht aktiv, bis bei den Stammdaten der Wirtschaftseinheiten, die eine Eigentümergemeinschaft betreffen, ein Verteilerschlüssel ausgewählt wurde.
Wirtschaftseinheiten, die beendet sind oder erst in der Zukunft beginnen, können ebenfalls
nicht exportiert werden.
Aktivierung Exportfunktion
Bei den Stammdaten zu einer Wirtschaftseinheit gibt es das Register „Verteilerschlüssel“,
sofern in VS3 Verteilerschlüssel zu dieser Wirtschaftseinheit belegt sind.
Das Register „Verteilerschlüssel“ wird zwischen den Registern „WE-Informationen“ und „Verwaltervertrag/-gebühr“ angezeigt.
Bei Wirtschaftseinheiten, die eine Eigentümergemeinschaft betreffen, wird im Register „Verteilerschlüssel“ zusätzlich die Spalte „ETV-Online“ angezeigt. Über die in dieser Spalte befindlichen Checkboxen können der oder die für eine Abstimmung relevanten Verteilerschlüssel ausgewählt werden.
Sollte bei den auswählbaren Verteilerschlüsseln nicht der oder die für die Abstimmung relevanten Verteilerschlüssel aufgelistet sein, oder wird die Summe von einem oder mehreren, der aufgelisteten Verteilerschlüsseln benötigt,
legen Sie bitte in VS3 einen oder mehrere entsprechende Verteilerschlüssel im Bereich von 1-20 an und beschriften Sie den Schlüssel so, dass klar nachvollziehbar ist, wofür er da ist und
was er enthält, z.B. ETV-Online 1000stel MEA (Whg; Stellp.; Hobbyraum).
Sobald die Synchronisierung von VS3 nach VS3+ (ca. 1 Std.) stattgefunden hat, sehen Sie
den neuen Verteilerschlüssel in VS3+ und können ihn verwenden.
Export der Daten
Sobald bei einer Wirtschaftseinheit im Register „Verteilerschlüssel“ ein Verteilerschlüssel
ausgewählt wurde, ist bei der Übersichtsseite der Wirtschaftseinheiten in der Kategorie
„ETV-Online“ im Administratorenbereich, die Exportfunktion aktiviert.
Nach Klick auf die Exportfunktion einer aktivierten Wirtschaftseinheit wird ein Hinweisdialog mit wichtigen Informationen angezeigt, der durch Klick auf „Bestätigen“ geschlossen werden kann bzw. muss.
Zusätzlich öffnet sich ein Windowsdialog, über den Sie die Datei zur Ansicht öffnen oder direkt speichern können. Sollte der Dialog nicht erscheinen, überprüfen Sie bitte die Browsereinstellungen und/oder den Downloadordner, ob eventuell die Automatik für die Speicherung eingeschaltet ist.
Der voreingestellte Speichername der exportierten Datei setzt sich aus dem Datum, der Uhrzeit und der Programmfunktion zusammen, z.B. 2022-03-22_15-42-33_etvonline.xlsx, kann
aber selbstverständlich vor dem Speichern individuell abgeändert werden.
Wie importiere (und aktualisiere) ich meine Daten?
Alle Infos im Video:
1. Import der Daten nach VULCAVO (imveon)
Nach Anmeldung in VULCAVO öffnet sich die Versammlungsübersicht und auf der linken Seite die Menüleiste.
Für den Import der aus imveon exportierten Daten gehen Sie bitte wie folgt vor:
1) Klick auf Menüpunkt „Import“ zum Öffnen der „Import“-Ansicht.
2) Klick auf „Datei auswählen“ und Auswahl der aus imveon ausgegebenen Datei
3) Bestätigen Sie anschließend den Import der Datei durch einen Klick auf „Importieren“
Die weitere Bedienung des Programms Vulcavo entnehmen Sie bitte der Anleitung des Kooperationspartners: vulcavo.de/erklaervideos/
Informationen zum Importverhalten
1. Beim Import findet eine Plausibilitätsprüfung statt, die bei Dateninkonsistenz, fehlender Pflichtfeld-Befüllung, Dubletten etc. eine Fehlermeldung ausgibt. In dieser wird darauf hingewiesen, dass ein Import der Daten nicht durchgeführt werden kann.
Klicken Sie in diesem Fall auf „Error-Log herunterladen und zurück zur Dateiauswahl“.
2. Öffnen Sie die so heruntergeladene Datei und klicken Sie auf „Bearbeitung aktivieren"
In der exportierbaren Fehlerliste werden die fehlerhaften Daten/Bereiche rot hinterlegt. Außerdem gibt es ganz rechts eine Spalte „Validation“. Hier werden Zeilen, die einen Fehler beinhalten, mit dem Wort „Error“ markiert.
Korrigieren Sie den Fehler in Ihrer imveon-export Datei und laden Sie diese erneut hoch. Oder nehmen Sie ggf. Anpassungen in imveon vor und erstellen Sie einen neuen Export.
Information:
Jeder Import überschreibt die vorhandene Datenbank! Bereits durchgeführte und abgeschlossene Versammlungen sind davon allerdings nicht betroffen.
Nach dem Import der Daten kann nur für die exportierten bzw. importierten Wirtschaftseinheiten eine Versammlung angelegt werden.
Sollte es bei der Wirtschaftseinheit Änderungen z.B. bei den Besitzverhältnissen o.Ä. geben, muss die "aktualisierte" Wirtschaftseinheit nochmals exportiert, in die Softwareanwendung Vulcavo importiert werden.
Sie können dabei auch immer nur einzelne Objekte überschreiben, oder den ganzen Bestand. Je nachdem, welche Daten Sie hochladen. Haben Sie zum Beispiel drei Objekte: Objekt A, Objekt B und Objekt C in Vulcavo importiert und Sie laden eine Aktualisierung nur für Objekt A erneut hoch, dann bleiben Objekt B und Objekt C wie gewohnt bestehen und nur Objekt A wird aktualisiert. Laden Sie Objekt A, Objekt B und Objekt C alle erneut hoch, es gibt aber nur eine Veränderung im Objekt A, dann wird ebenfalls nur diese Veränderung aktualisiert.
2. Import der Daten nach Vulcavo (VS 3)
Nach Anmeldung in Vulcavo öffnet sich der Begrüßungsbildschirm und auf der linken
Seite die Menüleiste.
Für den Import der aus VS3+ exportierten Daten gehen Sie bitte wie folgt vor:
1) Klick auf Menüpunkt „Import“ zum Öffnen des „Daten-import“-Bildschirms.
2) Klick auf „Import-Datei auswählen“ oder „Browse“ und Auswahl der aus VS3+ ausgegebenen Datei.
3) Klick auf „Starte Import aus Excel“ zum Import der Daten in das Programm Vulcavo.
Die weitere Bedienung des Programms Vulcavo entnehmen Sie bitte der Anleitung des
Kooperationspartners Vulcavo GmbH.
Allgemeine Infos zum Importverhalten:
Beim Import findet eine Plausibilitätsprüfung statt, die bei Dateninkonsistenz, fehlender
Pflichtfeld-Befüllung, Dubletten etc. eine Fehlermeldung ausgibt. In dieser wird darauf
hingewiesen, dass ein Import der Daten nicht durchgeführt werden kann.
In der exportierbaren Fehlerliste werden die fehlerhaften Daten/Bereiche rot hinterlegt.
Stellt die Plausibilitätsprüfung beim Import "tolerierbare" Datenfehler fest, gibt das Programm ebenfalls eine Fehlermeldung
und eine Fehlerliste aus, in der die fehlerhaften Daten/Bereiche orange dargestellt sind.
Nach dreimaliger bewusster Bestätigung und Klick auf „Datenbank updaten“, importiert
das Programm die korrekten Daten und lässt die Zeilen, in denen die fehlerhaften Daten
enthalten sind, beim Import unberücksichtigt.
Jeder Import überschreibt die vorhandene Datenbank!
Nach dem Import der Daten kann nur für die exportierte bzw. importierte Wirtschaftseinheit eine Versammlung angelegt werden.
Sollte es bei der Wirtschaftseinheit Änderungen z.B. bei den Besitzverhältnissen o.Ä. geben, muss die "aktualisierte" Wirtschaftseinheit nochmals exportiert, nach Vulcavo importiert und eine möglicherweise bereits erstellte Versammlung der Wirtschaftseinheit dupliziert und angepasst werden.
Bereits vorhandene bzw. angelegte Versammlungen, die mit Daten von einmal importierten Wirtschaftseinheiten erstellt wurden, können weiterverwendet und bearbeitet werden, sodass nicht zwingend deren Daten in der Datenbank vorhanden sein müssen.