1. Voraussetzungen
2. Gestaltung
3. Welche Eigenschaften muss das Briefpapier haben?
4. Erklärvideo
5. Standorte
6. Kontakt
Schablone der Standardseite herunterladen
Schablone der Titelseite (Einladung, Umlaufbeschluss) herunterladen
Schablone der Titelseite (Beschlussniederschrift) herunterladen
1. Voraussetzungen
Falls Sie eine Einrichtung mit individuellem Erscheinungsbild (Branding) erworben haben, haben Sie die Möglichkeit, eigenes Briefpapier für Ihre Einladung, die Umlaufbeschlüsse und die Beschlussniederschrift zu hinterlegen.
Sie haben dabei die Möglichkeit, unterschiedliche Briefpapiere für die Titelseiten und die weiteren Seiten Ihrer Dokumente festzulegen.
Gut zu wissen: Wenn Sie in Ihrer Vulcavo-Oberfläche bereits Ihr eigenes Logo und Ihre Unternehmensfarben sehen, haben Sie das entsprechende Paket gebucht.
Falls Sie das Paket noch nicht gebucht haben, können Sie gerne Kontakt zu uns aufnehmen.
2. Welche Möglichkeiten gibt es bei der Gestaltung?
Sie können verschiedene Briefpapiere hinterlegen und miteinander kombinieren. Dafür stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Standardseite
Die Standardseite bildet die Grundlage für Ihre Dokumente.
- Das hinterlegte Briefpapier wird automatisch auf allen Seiten Ihrer Einladungen und Umlaufbeschlüsse verwendet.
- Auf Wunsch kann die Standardseite auch für Ihre Beschlussniederschriften aktiviert werden.
- Wird zusätzlich eine eigene Titelseite hinterlegt, wird die Standardseite erst ab der zweiten Seite verwendet.
Wichtig: Bitte teilen Sie uns mit, ob die Standardseite auch für Ihre Beschlussniederschriften verwendet werden soll.
Titelseite für Einladungen und Umlaufbeschlüsse
Für die erste Seite Ihrer Einladungen und Umlaufbeschlüsse können Sie ein separates Briefpapier hinterlegen lassen. Der wesentliche Unterschied zur Standardseite besteht darin, dass auf der Titelseite zusätzlich die Absenderadresse und die Empfängeranschrift abgedruckt werden.
Wenn Sie eine Titelseite und eine Standardseite hinterlegen, wird die Titelseite ausschließlich auf der ersten Seite verwendet. Alle weiteren Seiten erhalten automatisch das Briefpapier der Standardseite.
Titelseite für Beschlussniederschriften
Zusätzlich können Sie ein eigenes Briefpapier für die erste Seite Ihrer Beschlussniederschriften hinterlegen lassen. Da ein Protokoll keine Empfängeranschrift benötigt, gelten hierfür andere Gestaltungsvorgaben als für die Titelseite einer Einladung oder eines Umlaufbeschlusses.
Ist die Standardseite für Beschlussniederschriften aktiviert, wird diese ab der zweiten Seite verwendet.
3. Welche Eigenschaften muss das Briefpapier haben?
Bitte senden Sie uns Ihr Briefpapier als Word-Datei zu. Achten Sie darauf, dass die enthaltenen Logos möglichst hochauflösend sind. Wir übernehmen die Einrichtung Ihrer Briefpapiere in Vulcavo für Sie.
3.1 Standardseite
Die Standardseite wird auf allen Seiten Ihrer Einladungen und Umlaufbeschlüsse verwendet, sofern keine separate Titelseite hinterlegt ist. Auf Wunsch kann sie auch für die Beschlussniederschrift aktiviert werden.
Für die Gestaltung gelten folgende Abmessungen:
Bis auf ein optionales Wasserzeichen/Hintergrundmotiv muss der rot markierte Bereich frei bleiben, da die Software hier Inhalte hineinschreibt.
Beispiel Standardseite in der Einladung:
Beispiel Standardseite in der Niederschrift:
Schablone der Standardseite herunterladen
3.2 Titelseite für Einladungen und Umlaufbeschlüsse
Für die Titelseite müssen bestimmte Abstände eingehalten werden, damit die automatisch eingefügten Inhalte korrekt dargestellt werden können. 
Bis auf ein optionales Wasserzeichen/Hintergrundmotiv muss der rot markierte Bereich frei bleiben, da die Software hier Inhalte hineinschreibt.
Bitte beachten Sie außerdem:
- Lila Bereich (optional): Hier kann Ihre Absenderadresse hinterlegt werden. Halten Sie dafür einen Abstand von 25 mm zum linken und 45 mm zum oberen Seitenrand ein. Ist keine Absenderadresse im Briefpapier enthalten, wird diese automatisch durch Vulcavo eingefügt.
- Blauer Bereich (optional): Hier werden die Kontaktpersonen abgedruckt, die Sie bei der Einladung unter „Teilnehmer“ → „Einladung“ hinterlegen. Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, muss dieser Bereich im Briefpapier frei bleiben. Andernfalls können sich die Texte überlagern.
Wenn alle Abstände eingehalten wurden, kann die Titelseite beispielsweise so aussehen: 
Schablone der Titelseite herunterladen
3.3 Titelseite für Beschlussniederschriften
Für die Protokolle können Sie ein separates Briefpapier für die erste Seite hinterlegen lassen.
Anders als bei Einladungen und Umlaufbeschlüssen wird hier keine Absender- oder Empfängeranschrift benötigt. Daher gelten für diese Titelseite eigene Gestaltungsvorgaben.
Wenn alle Abstände eingehalten wurden, kann die Titelseite beispielsweise so aussehen:
Schablone der Titelseite der Beschlussniederschrift herunterladen
4. Erklärvideo
Finden Sie alle Informationen in diesem Erklärvideo:
5. Standorte
Sie haben die Möglichkeit, pro hinterlegtem Standort verschiedene Briefpapiere zu hinterlegen. Hier eine Bitte unsererseits: Benennen Sie die Dateien eindeutig, damit wir diese den richtigen Standorten zuordnen können.
6. Kontakt
Lassen Sie uns Ihre Dateien an service@vulcavo.de zukommen – sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, erhalten Sie eine kurze Information.
Für den Download der Tagesordnung als Einzeldokument greift das Briefpapier noch nicht - vielen Dank für Ihr Verständnis!
Sie haben Fragen zu weiteren Anwendungen & Funktionen? Dann schauen Sie sich unseren umfangreichen Wissens- und Erklärvideobereich an oder wenden Sie sich direkt an unseren Support - service@vulcavo.de