Dieser Artikel beschreibt, wie Sie das neue Tool von Casavi einrichten, um künftig Vorgänge importieren zu können.
1. Anbindung Casavi-seitig vorbereiten
2. Anbindung Vulcavo-seitig einrichten
3. Wie lege ich Vorgänge in der Smarttask an?
1. Anbindung Casavi-seitig vorbereiten
Sofern Sie bisher nicht mit dem Casavi-Import arbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Im Menüpunkt "Administration" wählen Sie "API-Zugangsdaten" und haben hier die Möglichkeit, neue Zugangsdaten zu generieren:
Vergeben Sie den Verwendungszweck und klicken anschließend auf "Erstelle neue Zugangsdaten":
Hier vergibt das Programm einen neuen Key und Secret:
Diese Daten lassen Sie uns bitte in zwei getrennten E-Mails zukommen. Wir hinterlegen die Zugangsdaten und informieren anschließend Casavi, damit die entsprechenden Vorkehrungen getroffen werden können. Sobald wir Sie wieder informiert haben können Sie mit Schritt 2 (siehe unten) fortfahren.
Arbeiten Sie bereits mit Casavi? Dann liegen uns Ihr Key- und Secret bereits vor und wir benötigen nur eine kurze Info, dass Sie das Vorgangstool gerne nutzen möchten.
2. Anbindung Vulcavo-seitig einrichten
In Vulcavo gehen Sie zu "Einstellungen" - "Schnittstelle", um einen neuen Api-Token zu generieren und in die Zwischenablage zu kopieren:
Wechseln Sie wieder zu Casavi und gehen unter "Administration" zu "Anbindungen" zu den "Einrichtungsleitfäden". Hier geben Sie den eben generierten Api-Token über "Configure Vulcavo Topic Sync" ein und bestätigen mit "Speichern":
Haben Sie diesen Schritt erledigt, geben Sie uns eine kurze Rückmeldung, damit die Funktion freigeschaltet werden kann.
3. Vorgänge in der Smarttask anlegen
Ein kleiner Hinweis vorab: falls das Objekt bislang nicht importiert wurde, können auch keine Vorgänge für dieses Objekt angelegt und verarbeitet werden.
1. Vorgang als ETV-relevant markieren:
Gehen Sie zu "SmartTask" und wählen Sie den gewünschten Vorgang. Durch Klicken auf "ETV relevant" werden Vorgangstyp, Vorgangstitel und Vorgangsnummer mit Vulcavo synchronisiert:
Bestätigen Sie anschließend in dem erscheinenden Pop-up, dass Sie die Daten mit Vulcavo
synchronisieren möchten
Während der Synchronisierung mit Vulcavo wird der Status "Ausstehend" angezeigt.
Nachdem die Synchronisierung des Vorgangs mit Vulcavo erfolgreich aktiviert wurde, wird dieser Status entsprechend aktualisiert. Bitte aktualisieren Sie die Seite hierzu einmal.
4 - [optional] klicken Sie auf "ETV Notiz", um direkt eine Notiz für die Vorbereitung der Versammlung zu erstellen
5. Geben Sie den gewünschten Text ein > klicken Sie auf "Synchronisieren", um die Notiz zu Vulcavo zu übertragen
Hinweis: Es kann nur eine ETV Notiz pro Vorgang angelegt werden. Diese kann jedoch jederzeit bearbeitet werden.
Falls der Vorgang Anhänge enthält, werden diese automatisch zu der Versammlungsnotiz hinzugefügt. Diese müssen dort separat für die Synchronisierung markiert werden.
Hinweis: Wenn ein Kommentar bzw. eine interne Notiz im Vorgang gelöscht wird, wird deren Anhang nicht aus Vulcavo entfernt. Dort ist dieser weiterhin vorhanden.
Um weitere Anhänge zur ETV-Notiz hinzuzufügen, muss ein neuer Kommentar bzw. eine interne Notiz erstellt werden, wobei die Anhänge hinzugefügt werden.
6. Nach Abschluss der Versammlung in Vulcavo wird der Beschlussantrag
automatisch in den entsprechenden Vorgang in casavi synchronisiert.