Auf der Titelseite der durch Vulcavo generierten Einladung finden Sie nach den Basisdaten der Versammlung immer den QR-Code mit abgedruckt. Dieser QR-Code dient als Zugang zu unserem Abstimmungstool. Auch bei einer reinen Präsenzveranstaltung ist der Zugang über den QR-Code erforderlich, damit Eigentümer vor Ort an den Abstimmungen teilnehmen können. Dadurch wird sichergestellt, dass die Stimmabgabe ordnungsgemäß und nachvollziehbar erfasst und zugeordnet werden kann.
Zu Beginn der Versammlung können die anwesenden Eigentümer ihren QR-Code scannen und so der Versammlung beitreten, sobald diese gestartet wird. Dann erscheinen die jeweiligen Tagesordnungspunkte zur Abstimmung auf dem internetfähigen Gerät, mit welchem sich eingewählt wurde (Handy, Laptop, Tablet).
Sollte die Anmeldung über den QR-Code nicht möglich sein, kann die auf dem Einladungsschreiben angegebene Internetseite auch manuell im Browser aufgerufen werden. Für den Zugriff wird der persönliche Zugangscode benötigt, der jedem Eigentümer individuell zugeordnet ist und bei der Anmeldung eingegeben werden muss.
Sollten Eigentümer sich dennoch bei einer Präsenzveranstaltung über den QR-Code zu der Versammlung online hinzuschalten, verstoßen sie damit gegen die Teilnahmebedingungen. Der Versammlungsleiter hat dann die Möglichkeit, die entsprechenden Eigentümer zu sperren. Auch besteht die Möglichkeit bei einer Präsenzversammlung initial alle Teilnehmer zu sperren, um anschließend die vor Ort erschienen Teilnehmer zu entsperren.
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