1. Unterschriftenfelder für Eigentümer und Verwaltungsbeiräte
2. Unterschriftenfelder für Versammlungsleitung, Beisitzer und Protokollführung
3. Wie erfolgt die Unterschrift?
1. Unterschriftenfelder für Eigentümer und Verwaltungsbeiräte
Sie haben sowohl vor als auch nach der Versammlung die Möglichkeit, Unterschriftenfelder für das Protokoll zu hinterlegen. Auf diese Weise können Sie im Protokoll klar festlegen, wer es am Ende unterzeichnen soll.
Vor der Versammlung
Über den Bereich „Teilnehmer“ haben Sie die Möglichkeit, über ein Dropdown-Menü, für folgende Personen Unterschriftenfelder zu hinterlegen:
- Eigentümer
- Verwaltungsbeirat
- Verwaltungsbeirat (Stellvertretung)
- Verwaltungsbeirat (Vorsitz)
Bei erfolgreicher Hinterlegung werden die Unterzeichner bereits im Protokoll angezeigt.
Nach der Versammlung
Nach der Versammlung können Sie die Unterschriftenfelder über den Bereich „Auswertung“ hinzufügen. Alle vorgenommenen Änderungen werden automatisch direkt in das Protokoll übertragen. So stellen Sie sicher, dass auch nachträglich alle relevanten Personen im Protokoll korrekt aufgeführt sind.
2. Unterschriftenfelder für Versammlungsleitung, Beisitzer und Protokollführung
Über die Basisdaten haben Sie außerdem die Möglichkeit, über ein Dropdown-Menü, für folgende Personen Unterschriftenfelder zu hinterlegen:
-
Beisitzer
-
Protokollführung
-
Versammlungsleitung
Hier können ebenso Änderungen sowohl vor als auch nach der Versammlung problemlos vorgenommen werden und sie werden automatisch im Protokoll berücksichtigt.
Vor der Versammlung
Nach der Versammlung
3. Wie erfolgt die Unterschrift?
Grundsätzlich gibt es zwei gängige Möglichkeiten.
Handschriftliche Unterschrift
Das Protokoll wird nach der Versammlung ausgedruckt und von den vorgesehenen Personen unterschrieben. Unseren Erfahrungen nach haben bereits viele Hausverwalter einen mobilen Drucker dabei oder es wird der Drucker aus dem Versammlungsgebäude genutzt.
Digitale Unterschrift
Aktuell ist in Vulcavo keine digitale Lösung für Unterschriften vorgesehen. Hintergrund ist, dass das Wohnungseigentumsgesetz in § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG eine Unterschrift der Niederschrift vorsieht. Nach unserer Einschätzung ist eine eigenhändige (handschriftliche) Unterschrift der sicherste Weg, um dieser gesetzlichen Vorgabe zu entsprechen. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um eine rechtliche Beratung handelt. Für eine verbindliche Auskunft empfehlen wir Ihnen, sich rechtlich beraten zu lassen. Nach der Erfahrung vieler Hausverwaltungen gilt jedoch: Eine digitale Unterschrift kann im Einzelfall anfechtbar sein, berührt aber in der Regel nicht die Gültigkeit der gesamten Versammlung oder der gefassten Beschlüsse.
Aus diesem Grund nutzen zahlreiche Verwaltungen bereits digitale Lösungen wie DocuSign oder Signaturfunktionen in Word oder auf einem Tablet. Sollte sich die rechtliche Lage klarer zugunsten digitaler Signaturen entwickeln, prüfen wir selbstverständlich, inwiefern eine entsprechende Funktion in Vulcavo ergänzt werden kann.
Bei Fragen oder Anregungen melden Sie sich gerne jederzeit unter service@vulcavo.de.