Inhaltsverzeichnis:
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Praxiswissen der H³ Immobilien Management GmbH (Videoaufzeichnung)
2.1 Häufigste Themen
2.2 Textvorlage mit Platzhaltern
2.3 Sinnvolle Struktur
2.4 Komplette Sets
2.5 Laufende Anpassungen
1. Anlage in Vulcavo
Hier finden Sie zunächst die Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Anlegen von Vorlagen-Gruppen:
Unter dem Reiter "Tagesordnung" finden Sie jetzt zusätzlich den Punkt "Vorlagen-Gruppen". Über den Filter im Reiter "Vorlagen", können Sie nach Ihren selbst definierten Themen filtern.
Über das Feld "Vorlagen-Gruppe anlegen" können Sie eigene, neue Kategorien anlegen. Zum Beispiel "Beirat", "Abrechnung", oder "Standard".
In diesen Gruppen können nun die passenden Vorlagen eingefügt werden. Dafür wechseln Sie wieder zu den Vorlagen, öffnen eine und wählen über das Dropdown-Feld "Vorlagen-Gruppen" die passende Kategorie(n) aus. Die Reihenfolge innerhalb der Gruppen lässt sich, wie sie es von der Tagesordnung kennen, ändern.
Jetzt können Sie die fertiggestellte Gruppe ganz einfach zur Tagesordnung hinzufügen, ohne jede Vorlage einzeln anklicken zu müssen. Die jeweiligen Punkte werden als Entwürfe übernommen, damit Sie alles kontrollieren, sowie die Untergemeinschaften und die Qualifizierung anpassen können.
Alles rund um die Vorlagen und die Vorlagen-Gruppen finden Sie außerdem auch in unseren Erklärvideos.
2. Praxiswissen der H³ Immobilien Management GmbH
Herr Richard J. Spinnenhirn von der H³ Immobilien Management GmbH nutzt Vorlagen und Vorlagen-Gruppen besonders intensiv und hat sich damit in Vulcavo ein umfangreiches, klar strukturiertes System aufgebaut.
Im Video gibt er einen offenen Einblick in seine Arbeitsweise und zeigt, wie sich wiederkehrende Tagesordnungspunkte effizient vorbereiten, vollständige Versammlungsrohlinge mit wenigen Schritten erstellen und Beschlussformulierungen während der Versammlung flexibel anpassen lassen.
Vielen Dank an Herrn Spinnenhirn und die H³ Immobilien Management GmbH für den offenen Einblick und die Bereitschaft, die eigenen Erfahrungen mit anderen Hausverwaltungen zu teilen.
2.1 Häufigste Themen
Ein vollständiges Vorlagensystem muss nicht auf einmal entstehen.
Beginnen Sie mit den Tagesordnungspunkten, die regelmäßig vorkommen, zum Beispiel:
- Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan
- Formalien
- Verwaltungsbeirat
- Verwalterbestellung
- Instandhaltung und Instandsetzung
Speichern Sie alles als Vorlage, was Sie voraussichtlich mehr als einmal benötigen.
2.2 Textvorlage mit Platzhaltern
Formulieren Sie neue Tagesordnungspunkte möglichst so, dass sie auch für weitere Versammlungen verwendet werden können.
Variable Angaben wie Beträge, Termine, Unternehmen oder Maßnahmen können zunächst als Platzhalter hinterlegt werden. Für die konkrete Versammlung ergänzen Sie anschließend nur noch die individuellen Informationen.
Erstellen Sie die Vorlage direkt im laufenden Arbeitsprozess. So wächst Ihre Vorlagensammlung nach und nach, ohne dass Sie dafür ein eigenes Projekt starten müssen.
2.3 Sinnvolle Struktur
Eine einheitliche Benennung und Nummerierung erleichtern das schnelle Auffinden von Vorlagen.
Ordnen Sie ihre Vorlagen nach festen Themenbereichen. So befindet sich ein bestimmtes Thema möglichst immer an derselben Stelle der Tagesordnung.
Das schafft Übersicht und hilft auch dann, wenn die Vorbereitung unterbrochen und später fortgesetzt wird.
Verwenden Sie eine Struktur, die zu Ihrer Verwaltung passt, und behalten Sie diese möglichst konsequent bei.
2.4 Komplette Sets
In Vorlagen-Gruppen können mehrere zusammengehörende Tagesordnungspunkte gebündelt werden.
So lassen sich zum Beispiel Gruppen für folgende Anwendungsfälle erstellen:
- Formalien
- Verwaltungsbeirat
- virtuelle Versammlungen
- neu übernommene Gemeinschaften
- bestehende Gemeinschaften
Auch vollständige Standardversammlungen können als Vorlagen-Gruppe vorbereitet werden. Nach dem Einfügen werden nur noch die Punkte angepasst oder entfernt, die für die konkrete Versammlung nicht benötigt werden.
Eine Vorlage kann mehreren Vorlagen-Gruppen zugeordnet werden. So vermeiden Sie doppelte Vorlagen und pflegen Änderungen nur an einer zentralen Stelle.
2.5 Laufende Anpassungen
Ein Vorlagensystem ist nie vollständig abgeschlossen.
Neue Erkenntnisse aus Fortbildungen, Seminaren, Webinaren, rechtlichen Entwicklungen oder vergangenen Versammlungen sollten möglichst direkt in die bestehenden Vorlagen übernommen werden. So bleiben die Formulierungen aktuell und stehen bei der nächsten Versammlung unmittelbar zur Verfügung.
Passen Sie Ihre Vorlagen direkt an, sobald Sie neue fachliche oder rechtliche Erkenntnisse erhalten – zum Beispiel noch während eines Seminars oder Webinars. So geht das neue Wissen nicht im Arbeitsalltag verloren und Ihre Vorlagensammlung bleibt kontinuierlich aktuell.
Sie haben Fragen zu weiteren Anwendungen & Funktionen? Dann schauen Sie sich unseren umfangreichen Wissens- und Erklärvideobereich an oder wenden Sie sich direkt an unseren Support - service@vulcavo.de