Import der Vulcavo-Excel-Datei

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie den Vulcavo Excel-Import vornehmen können.

Alle Informationen finden Sie in diesem Video:

Möchten Sie Ihre Stammdaten mit unserer Excel-Vorlage importieren, können Sie unter dem Reiter "Import" oben rechts jederzeit die aktuellste Import herunterladen. 

In der Excel-Vorlage finden Sie vier Registerkarten, die Sie pflegen müssen: Objekte, Teilnehmer, Einheiten und Gemeinschaftstypen.

 

Objekte

Unter „Objekte“ müssen Sie alle Informationen rund um das Objekt eintragen.

Objekt_id

Weisen Sie jedem Objekt eine eindeutige ID zu. Diese ID dient dazu, dass Vulcavo das Objekt zuverlässig identifizieren kann.

Wichtig: Pro Objekt darf nur eine ID vergeben werden.

Name

Der Name des Objektes kann frei vergeben werden. In der Praxis wird meist die Adresse der Liegenschaft genutzt.

Beschreibung

Auch dieses Feld ist individuell und frei wählbar. 

Straße + Hausnummer

Tragen Sie hier die Straße und Hausnummer der Liegenschaft ein.

PLZ

Tragen Sie hier die Postleitzahl der Liegenschaft ein.

Stadt

Tragen Sie hier die Stadt der Liegenschaft ein.

Land

Tragen Sie hier das Land der Liegenschaft ein. Bitte beachten Sie dabei, dass sich die Nutzung von Vulcavo derzeit grundsätzlich nur für Deutschland (DE) eignet. 

 

Teilnehmer

Hier tragen Sie die Teilnehmer (Eigentümer) ein.

Folgende Felder sind Pflichtfelder:

Teilnehmer-id

Diese Zahl kann nur einmal vergeben werden.

Objekt-id

Mit dieser ID ordnen Sie die Teilnehmer einem Objekt zu. Sie verwenden die Zahl, die Sie vorn in der ersten Registerkarte dem Objekt gegeben haben.

Vorname

Vorname des jeweiligen Teilnehmers/Eigentümers.

Nachname

Nachname des jeweiligen Teilnehmers/Eigentümers.

Folgende Felder sind optional:

E-Mail

E-Mail-Adresse des Teilnehmers/Eigentümers.

Telefon

Telefonnummer des Teilnehmers/Eigentümers.

Stadt

Stadt des Teilnehmers/Eigentümers.

PLZ

Postleitzahl der Stadt.

Straße + Hausnummer

Anschrift des Teilnehmers/Eigentümers.

Hinweis: Diese Felder können zwar frei bleiben, aber ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt bzw. keine Anschrift, kann die Einladung nicht per E-Mail bzw. per Post verschickt werden.

 

Einheiten

Hier treffen Sie die Zuteilung der Einheiten zu den Teilnehmern.

Einheiten_id

Tragen Sie hier die Nummer der Einheit ein. Eine Einheit kann nur eine ID haben.

Teilnehmer_id

Ordnen Sie hier die zugehörige Teilnehmer-ID aus der vorherigen Registerkarte zu.

Miteigentümer: zwei (oder mehrere Eigentümer) teilen sich eine Einheit. Sie ordnen die gleiche Einheiten-ID mit exakt den gleichen Stimmwerten den unterschiedlichen Teilnehmern zu. Die Miteigentumsanteile müssen nicht halbiert werden – das erkennt die Software automatisch.

Mehrfacheigentümer: Ein Teilnehmer hat mehrere Einheiten. Sie ordnen also die gleiche Teilnehmer-ID den unterschiedlichen Einheiten-IDs zu.

Einheiten-Name

Vergeben Sie den Namen der Einheit, der später in der Software angezeigt werden soll.

Anz_Stimmen

Geben Sie hier die Stimmstärke der Einheit an (Miteigentumsanteile aus Teilungserklärung).

Objekt_id

Tragen Sie hier die vorher vergebene Objekt-ID ein.

Gemeinschaftstyp_id

Hier entscheiden Sie, zu welcher Untergemeinschaft die Einheit zugeordnet wird. Tragen Sie entsprechend die ID ein, welche Sie in der letzten Registerkarte der Untergemeinschaft zugeordnet haben.

 

Gemeinschaftstypen

Hier definieren Sie Ihre Untergemeinschaften. Dabei müssen Sie keine Untergemeinschaft „Gesamt“ anlegen, denn das kann in der Software direkt im Tagesordnungspunkt geregelt werden.

Gemeinschaftstyp_id

Hier vergeben Sie die ID der Untergemeinschaft.

Name

Tragen Sie den Namen der Untergemeinschaft (Wohnung, Stellplätze, Carport, Aufzug, etc.) ein.

Ist Stellplatz

Handelt es sich wirklich um einen Stellplatz, tragen Sie „WAHR“ ein. Das ist technisch wichtig für die Software.

 

Bei Fragen und Anregungen, wenden Sie sich unter service@vulcavo.de gerne jederzeit an unseren Support!